ZPRACOVÁNÍ A OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

v notářské kanceláři Mgr. Kláry Janulíkové, notářky se sídlem v Brně

Mgr. Klára Janulíková, notářka se sídlem v Brně, tímto podle ustanovení čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“) poskytuje přehled o zpracování a ochraně osobních údajů ve své notářské kanceláři na adrese Nové sady 996/25, 602 00 Brno.

Správce osobních údajů: v oblasti notářské činnosti a další činnosti (s výjimkou činnosti v pozůstalostním řízení):

Mgr. Klára Janulíková, notářka se sídlem v Brně
tel. č. +420 601 165 175
e-mail: nk@janulikova.cz
ID datové schránky: c8he7if

v oblasti pozůstalostního řízení: je správcem osobních údajů Okresní soud Brno-venkov.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů:

v oblasti notářské činnosti a další činnosti (s výjimkou činnosti v pozůstalostním řízení) je výkonem funkce pověřence pro ochranu osobních údajů pověřen:

Ing. Jaroslav Šustr, MBA
se sídlem Notářská komora České republiky,
Apolinářská 12, 128 00 Praha 2
tel: +420 224 921 126
e-mail: jaroslav.sustr@nkcr.cz

v oblasti pozůstalostního řízení: správce nebo zpracovatel podle ustanovení § 37 odst. 1 písm. a) GDPR nejmenuje pověřence pro ochranu osobních údajů v případě, kdy zpracování provádí soud v rámci svých soudních pravomocí. V řízení o pozůstalosti provádí úkony soudu prvního stupně notářka jako soudem pověřená soudní komisařka. Pro oblast činnosti v pozůstalostním řízení tak pověřenec pro ochranu osobních údajů není jmenován.

Účel a právní základ zpracování osobních údajů: notářka je ve smyslu ustanovení § 1 odst. 1 zákona č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti (notářský řád) fyzickou osobou, kterou stát pověřil notářským úřadem, a tedy výkonem notářství a dalších činností stanovených zákonem trvale spojených s místem výkonu této činnosti. Při výkonu notářství sepisuje veřejné listiny o právních jednáních, osvědčuje právně významné skutečnosti a prohlášení, přijímá listiny a peníze do notářské úschovy, dále provádí zápisy do Rejstříku zástav vedeného Notářskou komorou České republiky, veřejných rejstříků a veřejných seznamů (notářská činnost). V souvislosti s notářskou činností může notářka v rámci další činnosti udělovat právní porady a zastupovat v jednání s fyzickými a právnickými osobami a v řízení před orgány veřejné moci, sepisovat soukromé listiny a zpracovávat právní rozbory, vykonávat správu majetku a zastupovat v této souvislosti a vykonávat funkci insolvenčního správce atd.

Dále notářka jakožto soudní komisařka pověřená soudem provádí v řízení o pozůstalosti ve smyslu ustanovení § 100 zákona č. 292/2013 Sb., o zvláštních řízeních soudních úkony soudu prvního stupně.

Za účelem plnění výše uvedených zákonných povinností a pro splnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, notářka zpracovává osobní údaje fyzických osob, zejména těch, kteří jsou účastníci notářského zápisu o právním jednání, jejich zástupci, svědci úkonu, důvěrníci, tlumočníci, žadatelé o osvědčení právně významných skutečností a prohlášení, žadatelé o notářskou úschovu listin, složitelé a příjemci notářské úschovy peněz, jiné osoby ve smyslu ustanovení § 91 notářského řádu, věřitelé podle ustanovení § 94b a násl. notářského řádu atd.

Dále jako soudní komisařka zpracovává notářka osobní údaje fyzických osob, které jsou účastníky řízení o pozůstalosti či jsou jinak zúčastněny na pozůstalostním řízení.

Současně notářka za účelem řádného výkonu své činnosti, zajišťování chodu kanceláře zejména po stránce organizační, hospodářské a finanční, zpracovává osobní údaje smluvních dodavatelů – fyzických osob z titulu plnění smluvních povinností.

Právními tituly pro zpracování osobních údajů v notářské kanceláři Mgr. Kláry Janulíkové, notářky se sídlem v Brně, podle GDPR a ustanovení § 5 písm. a) a b) zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů jsou:

nezbytnost zpracování pro splnění právní povinnosti, která se na správce či zpracovatele vztahuje;
nezbytnost zpracování pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce či zpracovatel;
nezbytnost zpracování pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů.

Získávání osobních údajů z jiných zdrojů: je-li to nezbytné pro zajištění výkonu konkrétního úkolu, může notářka získat osobní údaje z veřejných rejstříků nebo seznamů anebo z neveřejných informačních systémů, k nimž má zákonné oprávnění přistupovat (§ 109a až § 109f notářského řádu). Osobní údaje mohou být postoupeny orgány veřejné moci nebo mohou být součástí podání, která jsou notářce doručena.

Předávání osobních údajů: případné předávání osobních údajů jinému správci je možné pouze na základě konkrétního právního předpisu, který takovou možnost či povinnost upravuje. Příjemci těchto osobních údajů jsou zpravidla orgány veřejné moci. V odůvodněných případech mohou být osobní údaje, které jsou uložené v informačních systémech zpracovávány zpracovateli – externími dodavateli informačních systémů, a to v za účelem údržby a rozvoje informačních systémů.

Délka uchovávání osobních údajů: délka uchovávání osobních údajů v oblasti notářské činnosti a další činnosti (s výjimkou činnosti v pozůstalostním řízení) vychází z kancelářského řádu (vnitřního předpisu Notářské komory České republiky). Po uplynutí lhůty stanovené v ustanovení § 30 odst. 1 a § 49 odst. 2 kancelářského řádu jsou písemnosti, obsahující osobní údaje zlikvidovány; obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě. Písemnosti obsahující osobní údaje, definované v ustanovení § 49 odst. 1 kancelářského řádu, podléhají skartačnímu řízení a jsou do něj zahrnuty v souladu s ustanovením § 8 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě po uplynutí skartační lhůty podle přílohy č. 10 kancelářského řádu. Obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě.

V případě činnosti v pozůstalostním řízení notářka po ukončení příslušného pozůstalostního řízení předává soudní spis příslušnému soudu. Délka uchovávání osobních údajů je centrálně upravena Instrukcí Ministerstva spravedlnosti č. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy. Po uplynutí skartační lhůty jsou písemnosti obsahující osobní údaje následující rok zahrnuty do skartačního řízení v souladu s ustanovením § 8 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě.

Práva a povinnosti subjektů osobních údajů: GDPR umožňuje subjektům osobních údajů v závislosti na konkrétních právních titulech zpracování osobních údajů uplatnit následující práva:

právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR);
právo na opravu – doplnění (čl. 16 GDPR);
právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR);

následující práva mohou být uplatněna pouze v omezeném rozsahu či je nelze uplatnit:

právo na výmaz (právo být zapomenut) (čl. 17 GDPR);
právo na přenositelnost osobních údajů (čl. 20 GDPR);
právo vznést námitku proti zpracování (čl. 21 odst. 1 GDPR);
právo podat stížnost u dozorového úřadu (čl. 77 GDPR).

Uplatnění dotazů a žádostí: své dotazy a žádosti můžete uplatnit prostřednictvím shora uvedených kontaktních údajů správce osobních údajů. Po posouzení důvodnosti žádosti budete do 30 (třiceti) dnů ode dne obdržení žádosti informováni o způsobu vyřízení a o přijatých opatření. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další 2 (dva) měsíce.

Orgán pro vyřízení stížností: subjekt osobních údajů má právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (čl. 77 GDPR).